4 dicas incríveis para definir prioridades em sua vida

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Saber definir prioridades e gerenciar tarefas traz impactos significativos para a organização das demandas a serem cumpridas e para a tomada de decisões. Confira dicas a seguir.

A gestão do tempo é, hoje, uma das ferramentas mais importantes para o profissional que busca uma rotina de trabalho menos estressante e mais produtiva. Saber definir prioridades e gerenciar tarefas traz impactos significativos para a organização das demandas a serem cumpridas e para a tomada de decisões.

Um gestor com prioridades bem estabelecidas consegue desenvolver um planejamento de equipe eficiente, e isso, com frequência, é percebido nos resultados e na performance do grupo.

Além disso, estabelecer prioridades ajuda a trazer mais equilíbrio também para o campo pessoal. Você pode definir quais compromissos precisam da sua atenção naquele momento e, assim, evitar sensações de esgotamento ou de culpa por achar que “deveria estar em outro local”.

Neste artigo, elaboramos 4 dicas para você definir prioridades. Continue a leitura!

1. Diferencie o que é urgente do que é importante

Uma das técnicas mais básicas do mundo corporativo para definir prioridades é diferenciar as tarefas entre “urgente” e “importante”.

  • Urgente é tudo aquilo que, se não for feito o quanto antes, poderá gerar prejuízos para a empresa, sejam eles financeiros, de reputação, de imagem e marca, etc.
  • Importante é tudo aquilo que tem potencial de gerar resultados positivos.

Assim, ao listar todas as atividades que você tem para realizar, pergunte-se: isto é mais urgente ou mais importante? Comece pelas urgentes, e deixe as importantes para depois.

2. Utilize técnicas como a Matrix GUT

Outra ferramenta interessante é a Matrix GUT. Essa técnica leva em consideração 3 aspectos: Gravidade (G), Urgência (U) e Tendência (T).

  • Gravidade: impacto ou dano do problema caso não seja solucionado.
  • Urgência: prazo para conclusão.
  • Tendência: potencial ou probabilidade do problema se tornar maior com o passar do tempo.

Em uma escala de 1 a 5, você define qual o nível de cada um desses pontos na resolução de um problema. Depois, multiplica cada um dos fatores e obtém a Matrix GUT. A tarefa de maior GUT deverá ser priorizada. Se uma tarefa tiver GUT 12 e outra 15, você deve executar primeiro a de 15.

3. Estabeleça prioridades no dia anterior

Para começar o dia com mais entusiasmo, deixe algumas prioridades já definidas no dia anterior. Ao chegar ao trabalho, a primeira tarefa a ser resolvida é a número 1 da lista. Além disso, ir dormir com algo já planejado ajuda a trazer uma sensação de organização, e você se sentirá mais motivado para resolver aquela pendência no dia seguinte.

4. Respeite sua agenda

Faça o tempo trabalhar a seu favor e não o contrário. Se você marcou um compromisso para as 16 horas, respeite esse horário e já estabeleça a quantidade de tempo que precisará para essa tarefa/reunião. Organize as outras atividades ao longo do dia e, caso aconteça algum imprevisto, tente delegar funções ou negociar prazos. Quando não puder assumir uma tarefa, seja honesto consigo mesmo. Isso evita que você se sobrecarregue sem necessidade.

Se você gostou das nossas dicas para saber como definir prioridades e quer ler outros conteúdos sobre gestão, inteligência emocional e liderança, leia nosso próximo artigo sobre a importância do autoconhecimento.