Matriz urgente x importante: como definir prioridades?

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Para solucionar problemas relacionados a assuntos que devem ser prioridade em nosso cotidiano, seja no trabalho, seja em casa, a matriz urgente x importante pode ser uma grande aliada. Confira.

Algumas vezes, não conseguimos realizar nossos planos e isso acontece por conta de diferentes situações que tomam mais do nosso tempo do que gostaríamos. Para solucionar problemas relacionados a assuntos que devem ser prioridade em nosso cotidiano, seja no trabalho, seja em casa, a matriz urgente x importante pode ser uma grande aliada.

Essa matriz foi criada a partir das concepções de um dos presidentes dos Estados Unidos — Dwight D. Einsenhower. Ele é conhecido pela autoria de uma frase em que, resumidamente, sugere que o importante pode não ser urgente, assim como o urgente pode não ser tão importante.

Dentro dessa perspectiva, para nos ajudar a melhorar a organização de nosso tempo, conheça a matriz urgente x importante, uma ferramenta muito eficaz na hora de definir prioridades. Você pode fazer o download do nosso exemplo de matriz a seguir. Aproveite e faça a sua junto com esta leitura.


Classifique suas tarefas por ordem de urgência ou importância

Seguindo as propostas de Einsenhower, para classificarmos nossas tarefas urgentes e importantes, precisamos identificá-las. Podemos escrever uma lista com tudo, desde projetos para o futuro até uma conferida rápida nas redes sociais.

Crie a sua matriz urgente x importante

Com os dados em mãos, vamos colocá-los dentro do nosso quadro de prioridades. Ele precisa ser subdividido em mais 4 quadros menores (quadrantes) e neles serão indicados aquilo que é:

  • mais importante e mais urgente: o que não pode mais ser adiado e o que deve-se dar atenção imediata;
  • mais importante e menos urgente: metas e planos de vida;
  • menos importante e menos urgente: distrações;
  • menos importante e mais urgente: o que pode ser delegado.

Dentro de cada um desses quadros, vamos distribuir as tarefas levantadas na primeira etapa. É essencial sermos verdadeiros e realistas.

Analise os dados resultantes da sua classificação

Com o quadro preenchido, chegou a hora de verificarmos como estamos tratando as nossas prioridades. Confira o que cada quadro diz sobre nosso cotidiano:

Quadro I

Nesse primeiro quadro, precisamos destacar tudo aquilo que é importante e deve ser feito com urgência. Geralmente, são tarefas que poderiam estar no quadro II, mas acabamos deixando para última hora. Muitas atividades nesse quadro podem demonstrar uma crise, portanto, diminuí-las ajudará a nos organizarmos melhor.

Quadro II

Cada parte da matriz vai dizer algo sobre nós e, por isso, precisamos focar o quadrante em que estão nossas metas e planos, ou seja, no quadro de tarefas mais importantes, porém menos urgentes. Esse é o quadro mais significativo de nossa matriz, pois nele estão os direcionamentos para desempenharmos com eficácia as tarefas do nosso dia a dia.

Quadro III

O quadro mais perigoso de nossa matriz é o das distrações, no qual estão tarefas que poderiam ser eliminadas ou organizadas de acordo com nossa realidade. Evitar distrações como as redes sociais ou reuniões desnecessárias, coisas que podem ser feitas em momentos de lazer e não no trabalho pode fazer nosso tempo render mais do que imaginamos.

Quadro IV

Por fim, no quadro em que destacamos aquilo que é urgente, mas não é importante, teremos que aprender a dizer não e, principalmente, a delegar essas tarefas. Se elas não são importantes para nós, provavelmente podem ser resolvidas por outras pessoas.
Essas matrizes geralmente são aplicadas por coaches com o intuito de identificar o que precisa ser ajustado profissional e pessoalmente na vida de seus coachees. Quando fazemos nossa matriz urgente x importância, um dos tipos de matriz de prioridades, estamos buscando direcionar nossas tarefas de acordo com os objetivos que traçamos para termos o melhor desempenho em todos os âmbitos de nossas vidas.

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